Events en marketing. Twee begrippen die niet los van elkaar gezien kunnen worden. De organisatie van een event brengt een behoorlijke organisatorische knowhow met zich mee. De locatie moet worden vastgelegd en de inhoud van het evenement moet worden bepaald. Dan is er natuurlijk aandacht voor het uitnodigen en ontvangen van de eventdeelnemers, de sprekers moeten op tijd geregeld worden, het bloemetje voor de sprekers niet te vergeten, het draaiboek en ga zo maar door.

Eventmarketing, een flinke klus naast de organisatie van een evenement

Voor een evenement van een beetje formaat wordt vaak een evenementenbureau ingeschakeld. En dat is slim, want niet alleen de content moet op orde zijn, ook de marketing en communicatiestrategie eromheen.

Communicatie is key voor een succesvol event

Ons uitgangspunt voor een succesvol evenement is: zorg voor focus op de live-communicatiestrategie. Communiceer de reden van het event. Of het nu een besloten (kleinschalig) evenement betreft of een publiekelijk en groots event. Lokken en enthousiasmeren doe je met de juiste communicatiestrategie.

Communicatie is key!

Tips voor een event met een live-communicatiestrategie

1) Bepaal het doel en voor welke doelgroep het event is
De organisatie en communicatie van een event moet gericht zijn op het behalen van de doelstelling voor de juiste doelgroep. Gaat het om de lancering van een product, kennisverbreding van een doelgroep of verbetering van het imago.

2) Maak een plan voor wat je wilt communiceren en hoe
Communiceer een verhaal met een kop en een staart. Een verhaal dat de doelgroep aanspreekt. En bedenk hoe je dit wilt communiceren, met welke communicatiemiddelen. Is het een luisterevenement of een interactief event met workshops. Is de doelgroep jong of juist ouder. Social Media, nieuwsbrieven, de krant, radio, tv. Wat wordt ingezet om over het event te communiceren?

3) Zorg voor samenwerking
Samenwerken met andere bedrijven, investeerders en/of sponsoren is een goede manier om extra geld beschikbaar te hebben én een breder netwerk om het event te promoten.

4) Leg tijdig de locatie vast
Het is belangrijk om tijdig de locatie vast te leggen. Hou rekening met alles wat er nog georganiseerd moet worden. Neem ruim de tijd en zorg voor een realistische planning. Zodra het doel en de doelgroep duidelijk zijn en het beschikbare budget helder is kan een inschatting gemaakt worden van het aantal event deelnemers. Met het vastleggen van de locatie kan al rekening gehouden worden met het organiseren, inkopen en vastleggen van zaken als sprekers, bloemen, fotograaf, etc.

5) Voer het communicatieplan uit
Zodra de datum, de locatie en het budget allemaal duidelijk zijn kan het communicatieplan worden uitgerold. Stel je live-communicatiestrategie tijdig bij als er onverhoopt te weinig respons komt of juist een overload. Hou van tevoren ook rekening met reacties op verspreide berichten en aankondigingen. Verzeker je van het consequent opvolgen van reacties.

Ga een gesprek aan met onze Eventmarketeer!

En zorg zo dat ook uw evenement breed wordt gecommuniceerd. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking en laat u verrassen door de mogelijkheden!